MyPFI - our new members portal is here!
В процессе внедрения программ Путь Осужденого (ПО) и Сикаморское Дерево (СД) мы многому научились и столкнулись с различными недоразумениями. Ниже представлена подборка основных моментов, которые мы сочли важными для Европы и Центральной Азии.
МАТС предоставит все программные материалы, а также обучение и техническую помощь:
Все рекламные материалы, материалы для курса, Библии, сертификаты и другие вспомогательные материалы, необходимые для реализации программы.
Всестороннее обучение и техническую помощь в программных и операционных процессах
Тренинг для первой группы мобилизованных волонтеров
Учебник по руководству, включая руководство по политике, передовой опыт и инструменты
Постоянную техническую помощь посредством телефонной конференции и, при необходимости, выезд на место
МАТС обеспечит программу в целом:
Соблюдаются минимальные программные стандарты и руководящие принципы - Смотри список
Ежеквартальные и годовые (программные и финансовые) отчеты, помогающие выявлять и решать потенциальные проблемы, связанные с расширением служения и долгосрочным планированием. (Смотри Руководство по ежегодному обзору тут).
Сумма финансирования основана на росте программы, как это прогнозируется в Плане и Бюджете (Приложение Б). Средства выплачиваются ежеквартально и зависят от достижения контрольных показателей, указанных в Приложении Б.
В рамках МОВ Национальный Партнер соглашается:
Реализовать программу в соответствии с Приложением B, уделяя особое внимание установленным этапам, связанным с финансовыми выплатами.
Нанять достаточно квалифицированного координатора программы, мобилизовать и обучить волонтеров и внести финансовый вклад в реализацию программы Путь Осужденого, как указано в Приложении Б
Будет реализовывать программу в соответствии с целями, политиками, стандартами и не будет копировать или изменять материалы программы Путь Осужденного без разрешения.
Будет участвовать во всех тренингах МАТС и в технической помощи, предоставляемой в поддержку программы.
Обязуется соблюдать высокий уровень финансового управления, соблюдая требования финансовой отчетности МАТС, связанные с этим соглашением.
Примет на себя обязательство по поиску новых источников дохода (Приложение Б) для поддержки программы
Приложение Б разбито на разделы плана и бюджета
План
Отчет о целевом количестве выпускников и тюрем, которые будут доступны в течение следующих трех лет
Отчет о целевом уровне насыщения для создания культурных изменений в тюрьмах
Ключевые предположения при планировании, лежащие в основе наших планов на следующие три года:
Отчет о целевом количестве тюрем и степени их перенасыщенности
Отчет о коэффициенте конверсии
Программа ученичества: отчет о продолжительности обучения
Отчет о количестве курсов, которые должен проводить каждый волонтер.
Бюджет
Отчет об ожидаемом бюджете на каждый из следующих трех лет
Отчет о стоимости выпускника (кратко CPG) за каждый год в зависимости от вклада МАТС. Это сравнивается со средним мировым показателем. Кроме того, CPG принимает во внимание контекст вашей страны. Например, МАТС ожидает, что развитые страны будут иметь более высокий CPG; Другими словами, МАТС учитывает контекст и исторические затраты в этой стране при разработке CPG.
Ключевые предположения бюджета, которыми мы руководствуемся в наших планах, включают:
Роль координатора программы важна для правильного выполнения программы Путь Осужденного (ПО). Это рабочая должность, которая должна полностью финансироваться. Эти средства не должны использоваться для других целей ПО или служения.
Продукт Путь Осужденного. Отчет о расходах на закупку, печать и доставку на выпускника всех печатных материалов для запуска программы
Учебное оборудование и расходные материалы: бумага, маркеры, компьютеры, проекторы, стулья и т.д, оцениваются по цене за курс, а также добавляются некоторые детали по предметам больших затрат.
Путешествие и обучение: это обсуждается и рассчитывается
Накладные расходы: исторически накладные расходы рассчитывались на основе 10%, но начиная с новых / пересмотренных соглашений, разработанных на 2021+, накладные расходы будут рассчитываться на уровне 15% за вычетом затрат на продукцию.
Остаток денежных средств: если есть перенос с одного года на другой, то это указывается в отчете.
Вклад МАТС парнера: раздаются пожертвования наличными и GIK (материалы,донации) , а также обсуждается маркетинговая деятельность.
Когда МАТС вступает в Партнерство по программе, мы намерены:
Чтобы помочь вам представить высококачественную программу, которая повлияет на жизнь заключенных и поможет вашей организации развиваться.
Что вы будете стремиться к тому, чтобы программа стала национальной. В идеале мы хотели бы, чтобы доступ к 80% тюрем был открыт и ежегодно программу прозодили около 20% заключенных.
Вот некоторые ключевые моменты для управления программой:
Мы подписываем с вами Меморандум о взаимопонимании (МОВ) сроком на 3 года. Каждый трехлетний цикл называется поколением. Для каждого поколения МАТС стремится снизить нашу долю разделения затрат. Это означает, что каждый год вы улучшаете свои возможности по сбору средств. Кроме того, ежегодно цели и бюджет могут пересматриваться, а поправки в МОВ могут быть внесены с учетом нового опыта.
Организация партнерства по программе требует много времени и усилий как от вас самих, так и от МАТС. С точки зрения МАТС, мы должны видеть, как каждая программа со временем расширяется, и что за год программу прошли не менее 300 заключенных. Если выпускников меньше чем 300, в таком случае становится трудно оправдать расходы.
Как и вам, МАТС необходимо найти доноров для поддержки нашей части гранта. Когда мы представляем им числа, которые мы совместно согласовали, они ожидают, что мы выполним уровень деятельности, согласованный в Приложении Б. Хотя есть много причин для невыполнения целевых показателей, и некоторые из них находятся вне нашего контроля, нам все же необходимо внимательно продумайть, как мы финансируем программу. Если мы видим:
Что количество выпускников падает ниже 80% от годового целевого показателя, нам нужно будет рассмотреть возможность сокращения нашей части бюджета от МАТС. Это соответствует духу соглашения, заключаемого на основе разделения затрат, и в котором стоимость выпускника является важным показателем. В таком случае мы обсудим изменения бюджета во время соответствующего ежеквартального обзора и придем к соглашению.
Что выпускаются меннее 10% целевых заключенных и/или программа проводится в меннее чем в 10% запланированных тюрем на протяжении 6 месяцев, тогда нам необходимо будет рассмотреть возможность приостановления прогаммы до тех пор, пока ситуация не не улучшится. В таком случае мы уведомим вас как минимум за 90 дней. Приостановление означает, что все операции программы и финансирование программы МАТС прекращаются на период, не превышающий 12 месяцев. Несмотря на приостановку, партнерство по программе остается активным, а обучение и техническая помощь региональных офисов продолжается.
Если программа приостановлена, ситуация должна быть разрешена в течение 12 месяцев, в противном случае партнерство по программе может быть прекращено.
Финансы
Принципы:
Бюджет ПО рассматривается МАТС как соглашение о разделении затрат. Никакие отдельные позиции не являются «собственностью» МАТС или Партнера по программу. Вы можете использовать средства любым способом, при условии, что расходы будут покрыты.
Бюджет включает денежный компонент, а также может включать компонент подарков и донаций (GIK).
Разъяснение терминов:
Денежное пожертвование: Денежные взносы в программный бюджет могут поступать либо в виде инвестиций из денежных резервов Национального Партнера, либо в виде денежного подарка из другого источника (например, донора).
Подарки и донации (GIK): Подарки и Донации (GIK) должны вносить вклад в утвержденную категорию программного бюджета (поездки, обучение, материалы, оборудование, накладные расходы) и использоваться для удовлетворения предусмотренной в бюджете суммы. GIK можно рассматривать как инвестицию в программу, если они соответствуют следующим критериям:
Подарок - это товар или услуга (не деньги), которые могут быть использованы или проданы Национальным Партнером, или за которые НМ получает награду в виде донаций (он должен быть физическим). Если оба критерия не соблюдены, НП действует как агент и не может отражать стоимость. GIK должно быть безусловной и невзаимной передачей активов от одной организации к другой. Примеры:
Пожертвованные помещения, хранилище или оборудование
Пожертвованные расходные материалы, еда или другие расходные материалы
Пожертвованная печать материалов
Пожертвованные Библии (не от МАТС)
Пожертвованный транспорт
Чьята работа не считается GIK .
Финансирование определенных накладных расходов: накладные расходы могут финансироваться за счет инвестиций НП или МАТС. Расходы должны быть ощутимыми и поддающимися проверке. Примеры включают:
Разумная часть заработной платы Координатора Программы, бухгалтера и т. Д. (Подтвержденная квитанцией о заработной плате или аннулированным чеком). Время должно быть соизмеримо со временем, потраченным на программу. (Например, 10-15% от заработной платы)
Офисные помещения, используемые для поддержки программы. (Пример: офис координатора программы)
Офисные коммунальные услуги в соответствии с программой и подтверждены счетами или квитанциями о произведенных платежах. (Например, использование Интернета)
Банковские сборы за получение банковских переводов от МАТС, что подтверждается выписками из банковского счета.
Компьютерное оборудование и программное обеспечение подтверждены счетами или квитанциями. (Например, ноутбук, бухгалтерское программное обеспечение и т. Д.)
Прочие офисные расходы, которые напрямую поддерживают программу и подтверждаются счетами или квитанциями о произведенных платежах. (Например, плата за телефон, канцелярские принадлежности для печати программ и т. Д.)
Все инвестиции, будь то денежные средства, GIK или накладные расходы, должны учитываться НП, регистрироваться в системе бухгалтерского учета НП и проверятся програмным офисом или региональным директором во время ежегодного обзора программы.
Стоимость взносов GIK основана на их справедливой стоимости на дату пожертвования (т. Е. На основе котируемой цены на идентичный актив или наблюдаемых рыночных данных, таких как арендная плата за квадратный метр).
Документируя следующее:
Описание пожертвования
Дата получения
Оценка
Поддающийся проверке источник
Проверка получения (чек)
Запись о конечном использовании
Для Наличных
Размер пожертвования
Дата получения
Поддающийся проверке источник
Проверка получения (чек)
Запишите GIK как доход (при получении) и расход (при использовании) в отчетности, требуемой стандартами программы МАТС.
Предоставьте годовой финансовый отчет обо всех инвестициях в НП во время обзора годовой программы. Сюда входят записи о взносах наличными и GIK, источниках взносов, а также счетах, счетах-фактурах, квитанциях на покрытие накладных расходов.
Во время обзора годовой программы мы проверим все инвестиционные документы, касающиеся денежных взносов, источников взносов, справедливой рыночной стоимости GIK, а также счетов, счетов-фактур, квитанций на покрытие накладных расходов.